Ett dokumenthanteringssystem är ett digitalt verktyg för att lagra, organisera, spåra och hantera elektroniska dokument. Det används av företag för att effektivisera arbetsflöden, öka spårbarheten och förbättra informationssäkerheten. Ett DMS ersätter manuell hantering av dokument och möjliggör centraliserad åtkomst, vilket minskar risken för informationsförlust och duplicering.
Vanliga funktioner i ett dokumenthanteringssystem
Vilka funktioner som finns beror på vilken leverantör av system du använder och vad som är aktiverat i ditt system, men vanligt förekommande är:
- Versionshantering för att hålla ordning på dokumenthistorik
- Åtkomstkontroll som styr vem som får se eller redigera dokument
- Sökfunktioner som använder metadata och taggar
- Automatisk arkivering och lagringsregler
- Integration med e-post och andra system
Ett dokumenthanteringssystem är ofta en del av ett ledningssystem
Fördelar för små och medelstora företag
För mindre företag innebär ett dokumenthanteringssystem att man får en överskådlig och skalbar struktur för dokumenthantering. Det minskar risken för felhantering och förbättrar intern kommunikation. Dessutom frigörs tid som annars skulle gå åt till att leta efter information.
Integration med ärendehantering
Ett väl implementerat dokumenthanteringssystem kan integreras med ett ärendehanteringssystem. Det innebär att dokument kan kopplas direkt till specifika ärenden, exempelvis kundsupport, rekrytering eller intern administration. Integration möjliggör att rätt dokument visas i rätt sammanhang, vilket minimerar fel och förbättrar arbetsflödet i olika avdelningar. Det är särskilt användbart för organisationer som hanterar stora mängder kundrelaterade dokument.
Skillnaden mellan moln och lokal drift
Ett dokumenthanteringssystem kan drivas antingen via molnet eller lokalt. Molnbaserade lösningar passar företag som vill minska IT-underhåll och snabbt komma igång.
Lokala lösningar kan vara lämpligare för verksamheter med höga krav på datakontroll, särskilt inom offentlig sektor eller branscher med strikt reglering. Det är viktigt att väga kostnad, säkerhet och tillgänglighet mot varandra innan beslut fattas.